В связи с прошлыми моими многочисленными экспериментами в начинании бизнес-проектов, получилось накопить некоторый опыт. Особенно в управлении командой, известном как проект-менеджмент, координация, таск-планнинг. Здесь в посте я написал коротенечкие советы для тех, кто занимается подобной организационно-управленческой деятельностью. Не надо их воспринимать как истину в последней инстанции, или как директивные установки. Нет-нет, это скорее попытка показать, что “так тоже может быть”. Надеюсь, вам пригодится для размышлений, новых идей, вдохновения.
1
Очень легко выдавать ТЗ копирайтерам (и другим “несложным” специалистам) в формате видео. Вместо привычного текстового файла с инструкциями – вам гораздо проще записать краткое видео-руководство. Затем может быть несколько вариантов:
- сотрудник смотрит видео и руководствуется им;
- сотрудник сам или с чьей-то помощью перегоняет видео в текст (быстрая транскрибация) и следует заметкам.
А вы ещё можете записать второе видео, в котором вы сами смотрите первое видео и комментируете его в паузах. Так ТЗ получится более обстоятельным.
2
У вас есть множество дел/событий, которые повторяются, причём регулярно. И вы время от времени, задаётесь вопросом, «когда это делалось в предыдущий раз», но память подводит.
Когда-то для учета подобных повторяющихся дел я использовал простой листок А4 – приклеил его к шкафу, рядом повесил ручку, и каждый раз что-то делая, отмечал на листике. Однако было не универсально, и вскоре я перевёл это в Трелло. Внутри чеклиста отмечал каждое повторяющееся дело, когда и что было сделано, плюс иногда там же проводил некоторый анализ.
Вскоре выяснилось, что записывать буквально каждое дело в Трелло — это скучно и долго. Поэтому следующим шагом стал Гугл-календарь, где я отмечаю каждое повторяющееся дело, задаю период, и затем напоминание о нём приходит регулярно на Гмейл.
3
Почему бы вам не открыть общий доступ к своему Трелло? Прям совсем для всех. Получится Трелло-блог, который, между прочим, тоже неплохо гуглится.
Сделайте Трелло-путеводитель по всем своим Трелло, чтобы облегчить к ним доступ. Сделайте интеллект-карту своих интеллект-карт. Сделайте гугл-док со ссылками на все гугл-папки и гугл-доки. Структура структуры, можно сказать.
В своих Трелло попробуйте добавлять в списки картинки, а может и инфографику. Информация лучше запоминается, когда есть визуальная ассоциация. Так сотрудники, заходящие в задачи, смогут ассоциировать их с картинками и легче запоминать информацию.
Вообще, к каждому вашему проекту, блогу, сайту — попробуйте сделать отдельное Трелло. Там и будет находиться вся проектная информация, собранная в одном маленьком боксике – это очень удобно и наглядно.
4
Распечатывайте списки своих насущных задач и просматривайте, пока едете в транспорте. Когда распечатываете на А4, то больше информации помещается перед глазами, чем на экране вашего смартфона. Больше видится и обрабатывается, меньше вероятность что-то упустить. И быстрее написать комментарий/идею на листике, чем набирать клавишами.
5
Вы записываете свои мысли на аудио? Общаетесь с собой для концентрации, а затем транскрибируете, выписывая полезное в задачник? Попробуйте использовать для прослушивания записи профессиональную программу, как Sony Sound Forge. При расшифровке вы сможете видеть аудиоряд визуально, потому что звуки нарисованы (тайм-лайн, наверное, это называется). Так быстрее и легче проматывать моменты без информации, тишину, запинания. Видно, где вы повышаете голос или понижаете. Так можно сэкономить чуточку из времени обработки аудио.
А ещё при самостоятельном транскрибе своих аудиозаписей с идеями, тудушками, инфой — попробуйте не расшифровывать прям слово в слово. Возможно, вы поймёте, что многие записи помнятся и так – стоит только намекнуть, как тут же всплывают в голове. А некоторые можно прослушать вообще ускоренно, и вспомнив, выписать ключевые мысли.
6
Если у вас ещё не было опыта работы с планировщиком задач, то это обязательно надо попробовать, даже если вы заядлый эксельщик. Таскпланеры, майндмапы – очень интересный и полезный опыт для всех, кто структурирует большие обьёмы информации. Но возможно, всё это пригодится не для того, чтобы ставить задачи и следить за сроками. Может эти инструменты помогут лучше отмечать (и замечать) периоды, которые происходят в вашей личной жизни, в уме, в эмоциях, в теле… Детализировать не буду – просто попробуйте познакомиться с планировщиком, а вдруг зайдёт.
7
Если работаете с бизнес-консультантом, то это хоть и дорогостоящий, но вариант прогонять через него всю приходящую вам информацию. Всё содержимое вашей головы, идеи, записи, концепции – консультант (а может и коуч) может просеивать, отделяя зёрна от плевел. Если вы, конечно, верите вашему бизнес-консультанту. Попробуйте слушаться его так, как будто вы на Востоке, и он ваш Гуру, а вы его верный Адепт. Ещё лучше, если ваш консультант — реальный ясновидящий. Есть и такие, хоть это и редкость, и стоит подороже, но ваше личное время того стоит.
8
Цели проекта должны быть всегда перед глазами. ТЗ от заказчика должно быть всегда перед глазами. Не важно, как вы это сделаете, но это мастхев.
Всегда уточняйте у заказчика сроки и объём работы. Даже если что-то кажется очевидным — лучше переспросите. Вам нужна самая полная картина данной вам задачи. И чем полнее картина, тем эффективнее вы спланируете и организуете труд – как свой, так и командный.
9
Существует система структуризации тудушек и идей по Эйзенхауру. Ок, но знайте, помните, что есть и другие системы сортировки подобной информации. Почитайте, вообще, какими инструментами пользуются проект-менеджеры, чтобы организовать свои мысли, задачи, проекты. Способов очень много, не зацикливайтесь на чём-то одном, пусть и надёжном, привычном. Узнавайте новое!
10
Возможно, для структуризации информации подойдёт личный блог, закрытый от чужих глаз. Форма веб-сайтового блога позволяет добавить не только категории к записям, но и метки. Это двойная сортировка, которая отсутствует в большинстве таскпланеров. По крайней мере, я подобных удобств не нашел после долгого поиска.
Кстати, комфортной фильтрации/поиска одновременно по двум структурам (категории и метки), я не нашел даже и в блогах…
Что до комментариев, то если использовать форму блог-постов для задач, тогда комментить можно вполне и в блоге, абсолютно аналогично всем таскпланерам. Даже оповещения про обновления беседы легко настраиваются в блоге.
Кстати, организовать проект-менеджмент можно не только через блог, но и через форум, и это имеет ряд преимуществ. Впрочем, это отдельная история, слегка устаревшая, но реальная.
11
В 2015 я увидел у друга в Линуксе что-то под названием «тайлинговая система». Это когда на экране монитора одновременно присутствовали четыре окна, и друг работал попеременно во всех них. Возможно, это то, что вам уже давно не хватало для оптимизации вашей многопроектности, многофункциональности, многорукости.
Да и перейти на Линукс сравнительно легко, разобраться дело недели-двух. Линуксы есть очень простые, интуитивные. Плюс, они не мониторят ваши данные Микрософтом, что тоже неплохо для здоровья.